I artikel 30 GDPR finns ett uttryckligt krav på att organisationer ska föra register över sina personuppgiftsbehandlingar. Ett vanligt missförstånd är att det är ett nödvändigt ont att föra register. Följande inlägg ska utreda varför ni som organisation måste föra ett sådant register, och hur ni kan använda registret till er fördel.
Artikel 30 GDPR kräver att varje personuppgiftsansvarig (eller personuppgiftsbiträde) ska föra register över behandlingar. Kravet gäller alla organisationer som behandlar personuppgifter på något sätt, oavsett omfattning och typer av personuppgifter. Genom att dokumentera vilka personuppgifter som behandlas, vilket syfte det sker för, vilka parter som är involverade och andra relevanta detaljer kan företaget visa att det vidtar lämpliga åtgärder för att skydda personuppgifterna och respektera individens rättigheter.
När behöver vi inte föra register?
Det enda undantaget från kravet på att föra register är de som har mindre än 250 anställda. Det finns sedan tre villkor, som måste vara uppfyllda, för att en organisation inte har en skyldighet att föra ett register över den specifika personuppgiftsbehandlingen.
Personuppgiftsbehandlingen:
1. ska vara tillfällig,
2. ska inte sannolikt medföra en risk för de registrerades rättigheter och friheter, och
3. ska inte omfatta känsliga personuppgifter.
Undantaget omfattar alltså väldigt få personuppgiftsbehandlingar. Det första villkoret om att behandlingen ska vara tillfällig, gör att det blir i princip omöjligt för en organisation att undanta en behandling från kravet på registerföring. Nästan allt som har med exempelvis anställda att göra är inte tillfälligt.
Fördelar med ett register över behandlingar
Förutom efterlevnad av artikel 30, så kommer upprättandet av ett register över behandlingar med många andra fördelar för er som företag.
- Påvisa efterlevnad för myndigheterna
Om exempelvis Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) eller någon annan europeisk tillsynsmyndighet skulle knacka på dörren är det viktigt att ni kan visa att GDPR efterlevs. Det är ert ansvar att visa att så är fallet så att ha ett utförligt register på plats gör det lättare för er att uppfylla denna skyldighet.
- Ökad medvetenhet om datahantering
Genom att upprätta ett register får ni som företag en tydlig överblick över er datahantering. Det hjälper er att identifiera vilka typer av personuppgifter som samlas in, vilka processer och system som används för att behandla dem och vilka tredje parter som kan ha tillgång till uppgifterna. I sin tur leder detta till en ökad medvetenhet om vilka uppgifter som behandlas och hur den används inom organisationen.
- Förbättrad säkerhet
Att ha ett register över era personuppgiftsbehandlingar kan också hjälpa er identifiera och bedöma potentiella risker relaterade till er datahantering. I ett register upptäcks och hanteras säkerhetsbrister, säkerhetskopieringsrutiner, åtkomstkontroll och andra skyddsåtgärder mycket lättare. Genom att ni är medvetna om dessa risker kan ni som företag vidta lämpliga åtgärder för att förbättra säkerheten och skydda personuppgifterna, vilket minskar risken för personuppgiftsincidenter.
- Effektiviserar er interna kommunikation
För att skapa ett register måste ni involvera olika avdelningar och intressenter som hanterar personuppgifter. Detta främjar samarbete och kunskapsdelning mellan olika team, vilket leder till en mer enhetlig och effektiv datahantering inom företaget. Uppbygganden av ett register kan också främja s.k ”privacy by design” eller ”inbyggd integritet” vilket innebär att system har inbyggda åtgärder för att skydda integriteten. På så sätt kan ett företag säkerställa att man har grundläggande funktioner för dataskydd, utöver de funktioner som systemet är utformat att ha i första hand.
Registerförteckningen utgör även grunden för så mycket annat som organisationen behöver (personuppgiftspolicy, informationstexter, instruktioner till anställda m.m.).
- Ökat förtroende hos kunder och anställda
När ni har en registerförteckning på plats visar ni att ni är engagerade i att skydda personuppgifter och uppfyllda de krav som ställs på er, vilket ger ökat förtroende hos kunder, samarbetspartners och andra intressenter. Att vara transparent om sin personuppgiftshantering och att hålla sig uppdaterad kring exempelvis senaste praxis från EU-domstolen, ger er ett gott rykte och en möjlighet att differentiera er från era konkurrenter. Intresset för skydd av personuppgifter blir allt viktigare bland individer, se det som en möjlighet att använd ert GDPR-arbete som en konkurrensfördel!
- Framtidssäkring och beredskap
Genom att föra register är ni bättre förberedda för framtida förändringar och uppdateringar av dataskyddslagstiftningen. Dataskyddsrätten är ett dynamiskt rättsområde vilket gör det viktigt för er att kunna anpassa er snabbt till nya krav och genomföra ändringar, något som blir betydligt mycket enklare när ni byggt upp en solid grund genom ett register.
Sammanfattningsvis hjälper ett register ert företag att uppnå GDPR-efterlevnad, öka medvetenheten om datahantering, hantera risker och säkerhet, bygga förtroende och konkurrensfördelar samt vara förberedda för framtida dataskyddsregleringar.
Den registrerade har rätt till en exakt kopia av personuppgifterna
Den registrerade har rätt till tillgång om vilka personuppgifter ni har om dem enligt artikel 15 GDPR. Av ett rättsfall från EU-domstolen1 från den 4 maj 2023 framgår att en registrerad faktiskt har rätt begära en faktisk kopia av de personuppgifter ni har om den registrerade med en förklaring kring kontexten kring dem. Det innebär den ni som personuppgiftsansvarig inte bara kan ge en rent allmän beskrivning av de personuppgifter ni behandlar, eller bara hänvisa till en viss kategori av personuppgifter. Ni behöver ge en exakt och begriplig återgivning av samtliga personuppgifter, vilket kan innebära en rätt för den registrerade att få en kopia av utdrag ur handlingar eller till och med av hela handlingar eller utdrag ur databaser, om det är nödvändigt för att den registrerade ska kunna utöva sina rättigheter enligt GDPR. Hur är detta möjligt att genomföra kanske ni undrar? Jo, genom att ha ett register över behandlingar på plats!
Vad finns det för bra verktyg för registerförteckning?
GDPR Hero’s digitala verktyg för registerförteckning är utformat efter artikel 30 i GDPR. Det hjälper er uppfylla alla krav som ställs på registerförteckning. I verktyget förklaras pedagogiskt vilken information ni ska föra in i verktyget, genom mallar och videos kan ni enkelt ta er igenom det steg-för-steg. När ni registerfört era personuppgiftsbehandlingar hjälper registerförteckningen er ha en överblick över era behandlingar, vilket är användbart vid ert övriga GDPR-arbete.
Vi har stor erfarenhet av att hjälpa organisationer med att implementera dataskyddsprocesser och upprätta registerförteckningar. Vi ställer höga krav på att vår tjänst ska underlätta GDPR-arbetet!
Vill du boka en kostnadsfri demo av vårt verktyg? Klicka här!
