Vintern närmar sig och ni bjuder in era anställda till en företagsfest för att fira den kommande ledigheten. Givetvis vill ni föreviga detta genom fotografier och filmer som sedan läggs ut på er hemsida och diverse sociala medier. Är detta tillåtet enligt GDPR? I det här blogginlägget går vi igenom hur en laglig behandling kan se ut när ni ska ta fotografier på era anställda och andra gäster som medverkar på evenemanget.
Vilka olika behandlingar genomförs?
Det är först och främst viktigt att identifiera vilka behandlingar som genomförs när ni fotograferar på ett evenemang. När ni tar fotografier på era gäster insamlar ni personuppgifter. Därefter lagrar ni möjligtvis fotografierna på en telefon eller dator och sedan publicerar ni bilderna på internet. Det är viktigt att ha en laglig grund för varje behandling som sker.
Samtycke?
Det finns sex stycken olika lagstöd som är möjliga att använda när man behandlar personuppgifter. Ni kan läsa mer om de olika lagstöden här. I det här fallet går det att resonera kring några olika lagstöd. Det lagstödet som möjligtvis de flesta tänker på är samtycke. I det här fallet är dock samtycke inte det mest lämpliga lagstödet. Anledningen till detta är dels för att det är svårt att inhämta samtycke från alla personer på evenemanget, dels för att arbetstagaren kan anses vara i en beroendeställning till arbetsgivaren och att samtycket därför inte kan lämnas frivilligt. Ni kan läsa mer om samtycke som lagstöd här.
Intresseavvägning?
Det lagliga stödet som är att föredra är intresseavvägning. För att använda det lagliga stödet intresseavvägning krävs det att ert intresse att publicera bilderna för att informera om verksamheten ska väga tyngre än personernas fri- och rättigheter att bli publicerade. Det är viktigt att ni dokumenterar er intresseavvägning skriftligt eftersom gästerna på ert evenemang har rätt att invända mot behandlingen. Om en anställd invänder mot behandlingen måste ni upphöra med behandlingen men ni har därefter möjligheten att göra en ny intresseavvägning. Ni kan läsa mer om intresseavvägning som lagstöd här.
Avtal?
I vissa situationer kan det vara relevant att använda sig av lagstödet avtal för att exempelvis publicera bilder på anställda på er hemsida. Det avtal som åsyftas är anställningsavtalet. Det kan vara så att ni exempelvis arbetar med kundsupport i stor omfattning eller att det är en del av er marknadsföring att ha bilder på anställda för att kunna presentera dem. Avtal är alltså inte uteslutet som lagstöd för att publicera bilder på era anställda på hemsidan. Om era anställda däremot deltar i en fest arrangerad av företaget kan det vara svårt att hänvisa till anställningsavtalet. Se därför över vilken situation det rör och om det är möjligt i den enskilda situationen.
Registrerades rättigheter
Utöver era gästers rätt att invända mot intresseavvägningen har personerna rätt att få information om att behandlingen kommer att 
ske. Ni har därmed en informationsplikt gentemot era gäster och ska informera dem att bilderna kan komma att publiceras på diverse sociala medier och på er hemsida. Ni måste även informera att gästerna har möjligheten att invända mot behandlingen. Då ska ni även informera till vem de i så fall ska kontakta.
Sammanfattning:
- Fastställ vilket rättsligt stöd ni ska använda för behandlingen
- Fastställ till vilket syfte ni publicera bilderna.
- Om ni använder er av det lagliga stödet intresseavvägning, resonera kring om ert syfte med behandlingen överväger den registrerades rättigheter.
- Informera gästerna på evenemanget att bilder kommer att tas och publiceras.
- Informera vem de ska vända sig till om de invänder mot behandlingen.
- Om någon invänder mot publiceringen, ta bort bilden/bilderna på personen så fort som möjligt.
Frågor?
Har ni några GDPR-frågor i er verksamhet? Ring oss gärna på 046 – 273 17 17 eller mejla oss på info@gdphero.se!
