Tillbaka till frågor och svar

Personuppgiftshantering i bokföringen

01 oktober 2021

Fråga: Hur gör man med digital bokföring som finns i SPCS Administration som är äldre än 7 år? Skall de också raderas eller är de bara papperskopior?

Om ni stödjer er behandling av personuppgifter som förekommer i bokföringen på den rättsliga förpliktelsen som finns i bokföringslagen, då gäller skyldigheten att ta bort personuppgifterna efter 7 år både i fysisk och digital form, under förutsättning att ni inte har några andra skäl att spara uppgifterna (vilket måste dokumenteras i er registerföring). För att utveckla resonemanget lite, i vissa fall är det nämligen möjligt att fortsätta behandla de personuppgifterna med stöd av en annan rättslig grund i GDPR. Exempelvis berättigat intresse, som är lite av en ”sista-utväg” om man inte har ett annat lagstöd, men för den sakens skull krävs det då en dokumenterad intresseavvägning. Vad jag vill få fram är att har ert bolag något användning/syfte med att fortsätta behandla personuppgifterna längre än 7 år är det eventuellt möjligt, så det kan ni ha i åtanke. Är det en lättnad och helt okej att slänga bokföringen, så kan ni göra det efter 7 år (både fysiskt och digitalt). En del ekonomisystem utger sig för att de har en funktion där de kan anonymisera personuppgifter som förekommer i bokföringen, dock är det inget som vi utrett om det verkligen fungerar, men det kan vara ett alternativ för att avsluta personuppgiftshanteringen istället för att radera bokföringen i sin helhet.

Svaret på frågan är allmänt beskrivet och ska inte betraktas som rådgivning.

Andra besvarade frågor

Identifiering genom BankID

Fråga: En anställd hos vår kund kommer att fylla i ett beställningsformulär på vår webbplats. Beställningen ska då signeras med BankID. Kan man i samma ”köpeavtal” lägga med text om hantering av personuppgifter så att när beställaren signerar med BankID så ger de även...

läs mer

Vad säger GDPR om fotografier på kontoret?

Fråga: Vi vill ta bilder på våra medarbetare för att sätta upp på kontoret. Där ska framgå namn och funktion, och var och en blir upplyst om syftet vid fotograferingen. Vad säger lagen om printade fotografier i kontorsytan? GDPR reglerar inte bilder/foton på något...

läs mer

Skicka in din fråga till oss

Ställ fråga - fråga och svar-funktionen på hemsidan
Var vänlig och ange inte personuppgifter i din fråga utan ställ den så anonymiserad som det bara går. Tack!
Information om personuppgiftsbehandling *