Fråga: Vi funderar på att göra bakgrundskontroller via en extern partner. Behöver vi en samtyckesblankett trots att vi informerar om detta vid annonsering och intervju?
Utgångspunkten för all behandling av personuppgifter är att det krävs en laglig grund. GDPR anger en uttömmande lista om sex olika lagliga grunder (artikel 6). Att inhämta bakgrundskontroller är en enskild personuppgiftsbehandling som har sitt unika syfte, laglig grund samt tidsintervall, skilt från den övriga rekryteringsprocessen. Alltid innan en personuppgiftsbehandling får påbörjas behöver ni bedöma vilken laglig grund ni ska stödja er på. Samtycke är kanske möjligt, men eftersom det förekommer en maktobalans mellan rekryten och er som arbetsgivare är det inte säkert att ett giltigt samtycke kan inhämtas. Kraven på ett giltigt samtycke hittar ni i artikel 4.11 och artikel 7 GDPR. Ett ”underförstått” samtycke, är inte ett giltigt samtycke. Ska ni stödja er behandling på samtycke så måste det vara frivilligt, informerat, specifikt och återkalleligt. Att ett samtycke måste kunna vara återkalleligt utgör skäl för att det inte är en lämplig laglig grund i denna situation. Istället behöver ni utvärdera andra möjliga lagliga grunder, exempelvis berättigat intresse (artikel 6.1.f). Om ni landar i att det är den lagliga grund som ni ska använda behöver ni dokumentera er s.k. intresseavvägning. Samt glöm inte att uppdatera er registerförteckning (artikel 30-register) med er nya personuppgiftsbehandling.
Som svar på frågan om samtyckesblankett. Om ni bedömer att det är möjligt att stödja er behandling på samtycke så måste ni kunna bevisa att ni inhämtat ett samtycke som är frivilligt, informerat, specifikt och återkalleligt och då är en blankett (som uppfyller de kraven) en lämplig metod. Utöver att ni har en laglig grund, behöver ni även dokumentera:
- syftet med behandlingen,
- hur länge den kommer pågå,
- vilka personuppgifter ni kommer behandla,
- var kommer uppgifter inhämtas ifrån, samt
- om ni anlitar ni någon leverantör (personuppgiftsbiträde).
Glöm inte heller att informera rekryterna!